Una volta che i conti sono chiusi e i numeri sono stati messi in fila, il lavoro del Presidente e del Consiglio Direttivo non è finito. Anzi, inizia la fase più delicata dal punto di vista della responsabilità e della trasparenza: l’approvazione del bilancio.
Se hai ancora dubbi su come costruire materialmente il documento contabile, ti invito a leggere il mio precedente articolo: “Il bilancio ASD spiegato semplice: cosa fare davvero (e cosa evitare)”.
Oggi facciamo il passo successivo. Immaginiamo che la bozza del rendiconto sia pronta sulla scrivania del CdA: cosa succede ora?
1. Il Consiglio Direttivo approva la “Bozza”
Prima di arrivare ai soci, il bilancio deve essere “licenziato” dal Consiglio Direttivo (o CdA). È in questa sede che i dirigenti verificano che i numeri corrispondano alla realtà e decidono come presentare i risultati. Non è solo un obbligo formale, è il momento in cui il gruppo dirigente si assume la responsabilità di quanto fatto nell’anno trascorso.
La Relazione di Accompagnamento: perché farla?
Molti statuti non la rendono obbligatoria per le piccole ASD, ma il mio consiglio è di prepararla sempre. Perché? Perché i numeri da soli non parlano. Una relazione ben scritta “spiega” il bilancio ai soci, evita domande inutili in assemblea e dimostra professionalità agli occhi di eventuali verificatori (Agenzia delle Entrate, Ispettorato del Lavoro, Enti Erogatori).
Cosa scrivere nella Relazione?
- Andamento dell’attività sportiva: Quanti iscritti abbiamo? Quali discipline abbiamo attivato? Abbiamo ottenuto risultati agonistici di rilievo? Questo serve a dimostrare la natura istituzionale dell’ente.
- Analisi Economica: Spiegate da dove arrivano i soldi (quote, sponsor, contributi pubblici) e come sono stati spesi (affitto impianti, attrezzature, compensi sportivi).
- Commento alle variazioni: Se quest’anno abbiamo speso il 30% in più in energia elettrica, scriviamolo. La trasparenza disinnesca le polemiche.
- Destinazione del risultato: Ricordate sempre che nelle ASD/SSD l’avanzo di gestione non può essere distribuito. La relazione deve proporre all’assemblea di reinvestirlo nelle attività dell’anno successivo (es. acquisto nuove divise o manutenzione palestra).
2. ASD vs SSD: Attenzione alle differenze
Non tutti gli enti sportivi sono uguali e la procedura di approvazione cambia radicalmente:
- ASD (Associazioni): Solitamente redigono un rendiconto per cassa. La procedura è più snella, ma la Riforma dello Sport e le recenti indicazioni della Fondazione Nazionale Commercialisti (dicembre 2023) spingono anche le associazioni verso modelli più strutturati (i modelli ministeriali A/B/C o D già usati nel Terzo Settore). Adottare questi modelli oggi significa essere già pronti per i controlli di domani.
- SSD (Società di Capitali): Qui non si scherza. Le SSD seguono le regole del Codice Civile previste per le Srl. Il bilancio deve essere depositato in Camera di Commercio, deve avere la Nota Integrativa e, quasi sempre, la Relazione sulla Gestione. I termini sono perentori e le formalità molte di più.
3. La Convocazione: Il momento della verità
Dopo aver approvato la bozza in Consiglio, bisogna chiamare i soci a votare. Questo è il passaggio dove cascano molti Presidenti in sede di verifica fiscale. Se la convocazione è fatta male, l’assemblea è nulla, e se l’assemblea è nulla, le agevolazioni fiscali (come la decommercializzazione delle quote ex art. 148 TUIR) sono a rischio.
Ho già scritto un approfondimento specifico su questo tema che ti consiglio vivamente di rileggere: “L’importanza della convocazione dell’assemblea dei soci”.
I passaggi fondamentali da non dimenticare:
- I Tempi: Controlla lo Statuto. Solitamente il bilancio va approvato entro 4 mesi dalla chiusura (quindi entro il 30 aprile per chi chiude al 31 dicembre).
- I Modi: Affissione in bacheca, email, sito web o raccomandata? Segui alla lettera lo statuto.
- La Tracciabilità: Devi poter dimostrare che il socio è stato avvisato. Un’email o una firma per ricevuta sono i tuoi migliori amici in caso di contenzioso.
- La Messa a disposizione: Il bilancio deve essere consultabile dai soci nei giorni precedenti l’assemblea (solitamente 15 giorni prima). Non si può presentare il documento “a sorpresa” direttamente durante la riunione.
4. L’Assemblea e la “professionalizzazione” del rendiconto
Durante l’assemblea, il Presidente espone la relazione, si discute e si vota. Il verbale deve essere analitico: non scrivete solo “il bilancio è approvato”, ma indicate i voti favorevoli, contrari e astenuti.
Un punto di riflessione sulla Riforma: Con l’entrata in vigore del D.Lgs. 36/2021, la gestione sportiva è diventata “impresa sociale” nei fatti, se non nella forma. Non basta più un foglio Excel con due colonne. Gli enti sportivi sono chiamati a una maggiore professionalizzazione. Usare i modelli strutturati (Modelli A-B per chi supera i 220.000 euro di entrate, C-D per i più piccoli) non è solo un “compito a casa”, ma una tutela per il dirigente.
5. Conclusioni operative: Cosa fare da domani?
Se la tua chiusura è al 31 dicembre, sei nel pieno della fase di preparazione. Ecco la tua “check-list” per non sbagliare:
- Recupera lo Statuto: Verifica i termini di convocazione e approvazione.
- Redigi il documento: Se sei una piccola ASD, usa il modello di rendiconto per cassa “semplificato”, ma arricchiscilo con la relazione descrittiva che abbiamo visto sopra.
- Convoque il CdA: Per approvare la bozza e fissare la data dell’assemblea.
- Metti a disposizione i documenti: Crea un’area riservata sul sito o lascia il faldone in segreteria per i soci.
- Verbalizza tutto: Ogni passaggio deve avere il suo verbale (Consiglio e poi Assemblea).
📅 SCADENZIARIO TIPO: Il percorso del Bilancio (Esercizio 01/01 – 31/12)
Per non correre il rischio di contestazioni sulla democraticità dell’ente o sulla validità delle delibere, ecco la cronologia ideale da seguire:
| Data / Termine | Fase Operativa | Cosa fare in pratica |
| 31 Dicembre | Chiusura Esercizio | Termine della raccolta dei documenti contabili dell’anno. |
| Entro il 31 Marzo | Approvazione Bozza CdA | Il Consiglio Direttivo si riunisce per approvare il rendiconto e la relazione. |
| Entro il 15 Aprile* | Messa a disposizione | Il bilancio deve essere consultabile dai soci (solitamente 15 gg prima del voto). |
| Entro il 22 Aprile | Convocazione Assemblea | Invio della comunicazione ai soci (rispettando i preavvisi statutari, es. 8 giorni). |
| Entro il 30 Aprile | Assemblea dei Soci | Discussione, votazione e firma del verbale di approvazione definitiva. |
P.S.: Le date sopra riportate sono meramente indicative e basate su una chiusura al 31/12 con termine di approvazione a 4 mesi. È fondamentale verificare sempre il proprio Statuto, poiché le scadenze e le modalità di convocazione potrebbero variare significativamente da ente a ente.
Dott. Luca Mattonai – Tributarista esperto in SSD
