L’evoluzione tecnologica e le recenti contingenze normative hanno reso l’assemblea a distanza uno strumento di crescente rilevanza anche per le associazioni sportive dilettantistiche, strumento utile al fine di facilitare la partecipazione attiva degli associati, superando le barriere geografiche e temporali pur preservando i principi di trasparenza e democrazia associativa.
E’ opportuno sottolineare che già lo statuto può contemplare lo svolgimento delle assemblee in modalità on line, attribuendo a tutti gli associati il diritto di intervenire attraverso mezzi di comunicazione ed esprimere il proprio voto a distanza.
Anche il DDL di conversione del Decreto Milleproroghe prevede la possibilità di svolgere le assemblee a distanza prorogando una previsione normativa introdotta nel periodo della pandemia Covid 19. Infatti il D.L. N. 18/2020 all’art. 106 in tema di svolgimento delle assemblee di società, in deroga a quanto previsto dal codice civile, introduceva la possibilità per le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, le società cooperative, mutue assicuratrice, associazioni e fondazioni di partecipare all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ed esprimere il voto in via elettronica o per corrispondenza. Il comma 14-sexies dell’art.3 del DL 202/2024 ripropone anche quest’anno la modalità semplificata di approvazione dei bilanci per l’esercizio 2024, purchè l’assemblea sia convocate e tenuta entro il 31 dicembre 2025.
Si conferma la necessità che siano garantiti i seguenti elementi imprescindibili:
- identificazione dei partecipanti
- partecipazione diretta
- l’esercizio del diritto di voto in modo segreto e libero.
Non è invece richiesto che il Presidente e il Segretario, o il Notaio se necessario, si trovino fisicamente nello stesso luogo.
Si ritiene quindi che, da un punto di vista operativo, debbano essere adottate piattaforme tecnologiche che consentano:
- prevenzione di accessi non autorizzati
- partecipazione interattiva dei soci dando loro la possibilità di formulare domande in tempo reale ed esporre eventuali presentazioni
- integrità del voto e la sua corretta verbalizzazione
- accessibilità anche per coloro che hanno limitate competenze digitali
- sicurezza e la riservatezza dei dati
La responsabilità di garantire il corretto funzionamento del sistema e la regolarità del procedimento assembleare ricade sul Presidente dell’assemblea e sul Segretario, incaricato della redazione del verbale. Quest’ultimo dovrà specificare la modalità di svolgimento dell’assemblea stessa oltre ad attestare le deliberazioni assunte.
Nonostante le proroghe annuali e i vantaggi evidenti, l’assemblea a distanza non rappresenta ancora la modalità ordinaria di svolgimento. Tuttavia si configura come uno strumento potenzialmente efficace per semplificare la partecipazione e la gestione degli organi associativi. La sua adozione richiede una scrupolosa valutazione delle soluzioni tecnologiche disponibili e la definizione di procedure chiare e trasparenti, al fine di preservare la validità delle deliberazioni e la piena tutela dei diritti degli associati.
Dott.sa Commercialista Barbara D’Onza
